Co jest potrzebne do archiwizacji dokumentów?
Spis treści
Dlaczego archiwizacja dokumentów jest ważna?
Ilość dokumentów przewijających się przez firmę rośnie z każdym dniem, tygodniem i miesiącem. Uporządkowane papiery to nie tylko oszczędność czasu, ale i nerwów, bo gdy zaginie jeden ważny dokument, to cała firma staje na głowie. Obrywa oczywiście osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentów, ale to na barkach szefa leży zapewnienie pracownikom wszystkich niezbędnych akcesoriów.
Część z nich jest w biurze niezbędna, inne są bardzo praktycznym rozwiązaniem. Najpowszechniejszą rzeczą jest segregator- ale on jest dopiero wstępem do niezbędnych i praktycznych akcesoriów biurowych do archiwizacji dokumentów.
Segregator, skoroszyt, koszulki- podstawowa trójka w archiwizacji
Segregatory są niezbędne w każdej firmie, nawet tej najmniejszej. Na rynku dostępne są różne rodzaje segregatorów. Na dokumenty o mniejszych wymiarach (segregatory A4) i większych (A5 i bankowe), o różnych szerokościach. Poza tym segregatory: ofertowe, ringowe, z mechanizmem.
Segregator na dokumenty ringowy to jeden z najpopularniejszych, używany równie chętnie w firmach do archiwizacji dokumentów, jak i w domach. Kolejny rodzaj to te wyposażone w mechanizm dźwigniowy. Przydatny w dużych segregatorach i przy przechowywaniu znacznej ilości dokumentów. Gdy myślimy o segregatorach najpraktyczniejszym sposobem przechowywania dokumentów są koszulki. Chronią dokumenty i zdecydowanie łatwiej poruszać się w tak uporządkowanych papierach.
Alternatywą dla koszulek są skoroszyty wykonane z miękkiego materiału z przeźroczystym przodem. Można je wykorzystać na wiele sposobów, również do przechowania akt, umów, ofert i innych dokumentów. Skoroszyty dostępne są pod różną postacią, z możliwością wpięcia do segregatora, z klipsem, sztywne- z twardego materiału i miękkie. Jak już jesteśmy przy skoroszytach, to bardzo przydatne w biurze są wąsy do skoroszytów. Dzięki nim łatwiej segreguje się dokumenty.
Teczki, ofertówki, foldery- praktyczne i niezbędne do archiwizacji
Archiwizacja dokumentów wiąże się z przechowywaniem akt osobowych i innych dokumentów księgowych. W tym przypadku świetnie sprawdzają się różnego rodzaju teczki. Do wyboru jest cała ich rzesza, w tym teczki na akta osobowe. W księgowości, w sekretariatach i ogólnie w biurach bardzo przydają się teczki segregujące i harmonijkowe.
W celu przechowywania ofert firmy i innych dokumentów niezbędne w każdym biurze są ofertówki, obwoluty i foldery.
W czym to wszystko trzymać?
Szafki, szafeczki, półki- rzecz oczywista, ale bardzo przydatne w przechowywaniu i archiwizacji dokumentów są pudła archiwizacyjne w przypadku segregatorów. Natomiast przy teczkach do wyboru są różnego rodzaju pudła na teczki, kartoteki, stojaki, a nawet walizeczki.
Kropką nad I w archiwizacji dokumentów są przekładki do segregatora, których nie może zabraknąć w żadnej firmie. To dzięki nim szybko lokalizuje się dokument!
